Excel oder Power BI für KPI-Reporting? So entscheiden Sie wirklich

Die ehrliche Antwort auf „Excel oder Power BI für KPI-Reporting?“ lautet, dass die Plattform selten die eigentliche Entscheidung ist. Die eigentliche Frage ist, was Ihre Daten, Ihre Stakeholder und Ihre Aktualisierungshäufigkeit tatsächlich verlangen, und die Wahl der Plattform ergibt sich daraus fast von selbst, sobald Sie sie klar beantworten.

Was die Antwort tatsächlich bestimmt

Drei Dinge zählen mehr als persönliche Vorlieben: wie viele Datenquellen den Report speisen, wie viele Personen ihn gleichzeitig öffnen müssen und wie oft er aktualisiert werden muss. Ein Report aus einem einzigen Tabellenexport, von zwei Personen geöffnet und wöchentlich aktualisiert, rechtfertigt selten einen Power-BI-Aufbau. Ein Report aus drei oder mehr Systemen, von einem Dutzend Beteiligter geöffnet und live oder täglich benötigt, tut es meist.

Wann Excel weiterhin die richtige Wahl ist

Excel, richtig eingesetzt mit Power Query als Transformationsschicht statt manuellem Kopieren, ist ein völlig legitimes langfristiges Reporting-Werkzeug. Es ist die richtige Wahl, wenn die Zielgruppe klein ist, das Datenvolumen überschaubar bleibt und niemand die Daten interaktiv erkunden muss, sondern nur in jeder Periode zuverlässig dieselben Zahlen braucht.

Wann Power BI seine Komplexität rechtfertigt

Power BI zahlt sich aus, sobald Sie eines von Folgendem brauchen: automatische Aktualisierung aus mehreren Live-Quellen, Selbstbedienungs-Filter für die Personen, die den Report ansehen, ein gemeinsames Dashboard für ein Team statt einer per E-Mail verschickten Datei oder ein echtes Semantikmodell, in dem eine Kennzahl einmal in DAX definiert und überall wiederverwendet wird. Unterhalb dieser Schwelle ist es oft mehr Aufwand, als das Problem verlangt.

Eine kurze Entscheidungscheckliste

• Mehr als 2 bis 3 Datenquellen zu kombinieren: eher Power BI
• Mehr als eine Handvoll Nutzer, oder Nutzer, die selbst filtern und aufschlüsseln wollen: eher Power BI
• Eine Quelle, kleine Zielgruppe, periodisches (nicht Live-) Reporting: Excel genügt, automatisieren Sie nur die Aktualisierung mit Power Query
• Wirklich unsicher: Beginnen Sie mit dem, was Sie schon haben, und prüfen Sie neu, sobald Zielgruppe oder Quellenzahl tatsächlich wachsen

Wie das in der Praxis aussieht

Die meisten KPI-Reporting-Projekte, die ich baue, beginnen genau mit diesem Gespräch. Manchmal endet es in einem automatisierten Excel-Report, ohne Power-BI-Lizenz. Manchmal endet es in einem Power-BI-Dashboard für die Führung. In beiden Fällen sind die Plattformen laut Microsofts eigener Power-BI-Dokumentation dazu gedacht, sich zu ergänzen und nicht zu konkurrieren, und die richtige Antwort hängt allein von Ihren Daten ab, nicht davon, welches Werkzeug gerade angesagter ist. Schildern Sie mir Ihre Situation, und ich sage Ihnen, welches passt, bevor Sie für eines von beiden einen Cent ausgegeben haben.